De reizen van BE Travel zijn altijd bijzonder en uniek. Dit komt omdat al onze reizen volledig op maat worden gemaakt. Of je nu met je personeel gaat skiën in de Franse Alpen of met een businessclub een citytrip naar Valencia organiseert, bij ons ben je ervan verzekerd dat de reis perfect aansluit op jouw reisdoel en reisgezelschap. Hieronder lees je stap voor stap hoe wij een reis voor jouw groep organiseren.
Vaak wordt er gedacht, dat kan ik zelf ook wel regelen zo’n groepsreisje! Het reizen met een groep is echter anders dan een privé vakantie die je online via een touroperator boekt. Voor het reizen met een groep gelden er andere voorwaarden bij hotels, agentschappen terplaatse en bij airliners.
Inventarisatie is van groot belang om een compleet inzicht te krijgen wat de wensen zijn van de opdrachtgever. We maken graag een afspraak met u om kennis te maken en uw wensen in kaart te brengen. Aan de hand van uw briefing ontwikkelen wij een bijzondere groepsreis of onvergetelijk event op maat, welke optimaal aansluit bij uw doelgroep, wensen, budget en doelstellingen. BE Business & Incentive Travel kan met een professioneel team u ondersteunen en adviseren in de ruimste zin des woords. We kunnen de communicatie rondom het programma verzorgen, de uitnodigingen versturen, een boekje met dagprogramma samenstellen etc.. Kortom, we kunnen u veel werk uit handen nemen.
Uw aanvraag spelen wij volledig door met alle ins en outs naar onze agentschappen/partners waar wij intensief mee samenwerken. Alle details worden hierin meegenomen om u volledig te kunnen ontzorgen en bij start van de reis te kunnen verzorgen.
Wanneer wij alles hebben uitgewerkt en het complete voorstel klaar hebben willen wij dit graag persoonlijk komen presenteren. Altijd makkelijk bij u op kantoor of bij BE-Travel in Herveld bent u altijd van harte welkom. Dan kunnen we het voorstel/offerte mondeling toelichten. Als het voorstel helemaal naar tevredenheid is besproken en u akkoord geeft dan sturen wij een orderbevestiging inclusief de ANVR, SGR en SGRZ voorwaarden. Na ondertekening voor akkoord gaan wij samen met onze partners uw voorgenomen reis organiseren en bevestigen.
BE Travel bewaakt voor u de planning, de opties, de deadlines, het budget en de voortgang. Hierover wordt u dan regelmatig geïnformeerd en tussendoor willen wij graag evalueren indien nodig om nog meer puntjes op de bekende i te zetten. Wij maken een compleet draaiboek met alle details die van belang zijn. Ook dit nemen wij nog voorafgaand van de reis met u door.
Afhankelijk van de complexiteit van de reis adviseren wij altijd om een voorreis of inspectiereis te maken. BE Business & Incentive Travel zal dan samen met U, de lokale agent en reisleiding nog eens alles doornemen ter plaatse.
In de overeenkomst worden de algemene-, annulerings- en de betalingsvoorwaarden van BE Business & Incentive Travel opgenomen.
De betalingsvoorwaarden zijn als volgt:
Op het moment van bevestiging en ondertekening van de orderbevestiging volgt de eerste aanbetaling à 35% over het totaal bedrag Drie maanden voor vertrek dient de tweede betaling à 50% over het totaalbedrag te zijn voldaan. Een maand voor vertrek dient de derde betaling à 15% over het totaalbedrag te zijn voldaan. De betalingsvoorwaarden kunnen afwijken afhankelijk van het moment van bevestiging en ondertekening.
Indien nodig door onvoorziene uitgaven ter plaatse kan een nacalculatie volgen na het uitgevoerde programma.
Indien gewenst begeleiden wij uw reis van top tot teen en kunt u zelf optimaal genieten. Wij ontzorgen volledig door alles vlekkeloos te laten verlopen.